Tietosuojaseloste

Voit lähettää kaikki henkilötietojen käsittelyä koskevat pyynnöt tähän sähköpostiosoitteeseen.

Käsittelemme asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, palvelun käyttäjien ja tilaajien tietoja. Palvelu on tarkoitettu yrityksille, yrittäjille ja organisaatioille. Se ei ole tarkoitettu kuluttajien välisten sopimusten käsittelyyn.

Rekisterinpitäjän ja käsittelijän roolit: Hecto on rekisterinpitäjä asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, käyttäjätilien, tilausten, laskutuksen ja lokien tietojen osalta. Sopimusasiakirjoihin, lomakevastauksiin ja keskusteluviesteihin sisältyvien henkilötietojen osalta asiakasyritys on rekisterinpitäjä, ja Hecto käsittelee tietoja sen lukuun henkilötietojen käsittelijänä palveluehtojen liitteen 1 mukaisesti. Näissä asioissa pyynnöt tulee osoittaa asiakasyritykselle; Hecto avustaa asiakasta pyyntöjen toteuttamisessa.

• nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yritys ja käyttäjätilin tiedot;
• tilauksen, toimeksiannon, sopimustyypin ja palvelun käytön tiedot;
• palveluun ladatut sopimusasiakirjat, lomakevastaukset ja keskusteluviestit;
• maksun tila, summa, maksutapahtuman tunniste, kuitti- ja laskutustiedot;
• tietojen käsittelyä ja markkinointia koskevat valinnat;
• käyttö-, virhe-, tietoturva- ja auditointilokit, kuten tapahtuma-aika, käyttäjä ja tarvittaessa IP-osoite;
• juristin, myynnin ja tuen toimeksiantoon liittyvät muistiinpanot.

Tiedot saadaan pääosin sinulta, edustamaltasi yritykseltä, palveluun ladatuista asiakirjoista sekä palvelun käytön ja maksamisen yhteydessä.

• Sopimuksen täytäntöönpano: tilauksen vastaanottaminen, asiakkaan tunnistaminen, sopimuspalvelun tuottaminen, viestintä, maksaminen ja aineiston toimittaminen.
• Lakisääteinen velvoite: kirjanpitoon, maksuihin ja viranomaisvelvoitteisiin liittyvien tietojen säilyttäminen.
• Oikeutettu etu: palvelun tietoturva, väärinkäytösten estäminen, toiminnan dokumentointi, asiakassuhteen hoitaminen sekä palvelun laadun ja toimivuuden kehittäminen.
• Suostumus: sähköinen suoramarkkinointi silloin, kun olet antanut siihen erillisen suostumuksen. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

Sopimusaineiston ja tarvittavien yhteystietojen toimittaminen on edellytys toimeksiannon toteuttamiselle. Ilman niitä emme välttämättä voi tarjota palvelua.

Käytämme tekoälyä sopimusasiakirjojen esikäsittelyyn, luokitteluun, analyysiin, kysymysten muodostamiseen ja luonnosten valmisteluun. Tekoäly toimii työkaluna: lopullisen asiakkaalle toimitettavan työn tarkistaa ja varmistaa lakiasiantuntija.

Ennen aineiston lähettämistä tekoälypalveluun järjestelmä pyrkii peittämään henkilötunnisteita ja muita tunnistetietoja automaattisesti korvaavilla tunnisteilla. Automaattinen tunnistus ei ole täydellinen, joten aineisto voi edelleen sisältää henkilötietoja. Älä lisää asiakirjoihin tai vastauksiin tietoja, joita toimeksiannon hoitaminen ei edellytä.

Palvelussa ei tehdä asiakkaaseen kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia aiheuttavia päätöksiä yksinomaan automaattisen käsittelyn perusteella.

Tietoja käsittelevät Hecton tehtäviensä perusteella valtuutetut työntekijät ja lakiasiantuntijat. Myynti-, tuki- ja hallintokäyttö rajataan käyttäjäroolin ja työtehtävän mukaan. Asiakastietojen hallinnollisista katseluista, vienneistä ja anonymisoinneista jää auditointimerkintä.

Käytämme palvelun tuottamisessa henkilötietojen käsittelijöinä seuraavia palveluntarjoajaryhmiä:

• pilvi-, tietokanta-, tunnistautumis- ja tiedostotallennuspalvelut;
• tekoälypalvelut;
• maksunvälityspalvelu;
• sähköpostin toimituspalvelut.

Asiakasyritys saa nimetyn luettelon alikäsittelijöistä tilauksen yhteydessä sekä pyynnöstä osoitteesta asiakaspalvelu@hecto.fi. Tietoja ei myydä. Maksupalveluntarjoaja käsittelee maksamisen yhteydessä tietoja myös oman tietosuojaselosteensa mukaisesti. Jos käsittely edellyttää tietojen siirtämistä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaiseen mekanismiin, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin lisäsuojatoimiin.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan tässä selosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, asiakassuhteen ja mahdollisten vaatimusten hoitamiseen tai lain edellyttämän ajan. Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Asiakkaan perustellusta pyynnöstä voimme poistaa tai anonymisoida käyttäjätilin, yhteystiedot, keskustelut, vastaukset ja tiedostot, jollei säilyttämiselle ole lakisääteistä tai muuta hyväksyttävää perustetta. Maksu- ja kuittitietoja säilytetään kirjanpitovelvoitteiden edellyttämän ajan.

Ennen maksua keskeytetyn sopimuksen tarkistustilauksen tiedostot ja siihen liittyvät palveluun tallennetut tiedot voi poistaa pysyvästi tilauspolun keskeytystoiminnolla.

Suojaamme tiedot teknisin ja organisatorisin toimin. Näitä ovat muun muassa salatut verkkoyhteydet, käyttäjän tunnistaminen, rooliperusteiset käyttöoikeudet, yksityiset tiedostovarastot, lokitus sekä henkilöstön käyttöoikeuksien rajaaminen.

Selaimeen tallennettavat tiedot on lueteltu kohdassa 8.

Palvelu käyttää vain evästeitä ja selaimen omaan tallennustilaan tehtäviä tallennuksia, jotka ovat palvelun toimittamisen kannalta välttämättömiä. Emme käytä seuranta-, mainonta- tai profilointievästeitä emmekä asenna sivustolle kolmansien osapuolten seurantatyökaluja. Tällöin kyse on pelkän teknisen toiminnan kannalta välttämättömistä tallennuksista, joiden tallentaminen ei edellytä erillistä suostumusta.

• Kirjautumistunniste: pitää sinut kirjautuneena palveluun istunnon voimassaolon ajan. Tunniste poistuu, kun kirjaudut ulos tai kun istunto vanhenee.
• Keskeneräinen tilausluonnos: säilyttää Uusi sopimus - ja Tarkista sopimus -poluilla täyttämäsi tiedot sivun päivityksen yli, jotta lomaketta ei tarvitse täyttää alusta. Luonnos poistetaan, kun tilaus toimitetaan tai kun keskeytät tilauksen.
• Maksun paluutila: mahdollistaa sen, että maksupalvelusta palattaessa voidaan selvittää, kumpaan tilaukseen maksu kuuluu. Tallenne poistetaan heti, kun maksun tulos on käsitelty.

Näihin tallenteisiin ei kirjoiteta maksun tietoja, kuten korttinumeroita, eikä tietoja, joilla sinut voitaisiin tunnistaa toisilla sivustoilla. Maksamisen aikana maksunvälityspalvelu saattaa tallentaa omissa palveluissaan evästeitä oman tietosuojaselosteensa mukaisesti.

Voit poistaa evästeet ja selaimen tallennukset selaimesi asetuksista. Poistaminen voi kirjauttaa sinut ulos palvelusta tai tyhjentää keskeneräisen tilausluonnoksen. Jos myöhemmin otamme käyttöön seuranta-, analytiikka- tai mainontatyökaluja, kerromme siitä ja pyydämme suostumuksen ennen niiden käynnistämistä.

Tilanteesta ja käsittelyperusteesta riippuen sinulla on oikeus:

• saada vahvistus tietojesi käsittelystä ja tarkastaa tietosi;
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisua;
• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista;
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä;
• saada suostumukseen tai sopimukseen perustuvat itse toimittamasi tiedot siirrettyä koneellisesti luettavassa muodossa;
• peruuttaa suostumus ilman, että se vaikuttaa ennen peruuttamista tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.

Lähetä pyyntö osoitteeseen asiakaspalvelu@hecto.fi. Voimme pyytää tarpeellisia lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojasääntelyn vastaisesti, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Toivomme, että olet ensin yhteydessä meihin, jotta voimme selvittää asian.

Päivitämme selostetta, kun palvelu, palveluntarjoajat tai henkilötietojen käsittely muuttuvat. Merkittävistä muutoksista voidaan ilmoittaa palvelussa tai sähköpostitse. Sivun alussa näkyy viimeisin päivityspäivä.